Kuvitteellinen 40 hengen palveluyritys järjesti tekoälykoulutuksen. Päivä oli hyvä, osallistujat kysyivät paljon ja moni lähti innoissaan. Kaksi viikkoa myöhemmin markkinointi käyttää ChatGPT:tä joka päivä, myynnissä pari ihmistä kokeilee silloin tällöin ja loput eivät ole avanneet sitä kertaakaan.
Koulutus ei epäonnistunut. Se vain päättyi, ennen kuin mikään ehti muuttua työssä.
Miksi innostus ei riitä
Yksi koulutuspäivä opettaa, mitä on mahdollista. Se ei kerro, mitä sinun pitäisi tehdä tiistaiaamuna omalla työlläsi. Kun esimerkit ovat yleisiä, ne jäävät yleiselle tasolle.
Toinen syy on se, ettei hyville kehotteille ole paikkaa. Yksi löytää hyvän tavan kirjoittaa tarjousviesti, ja toinen keksii saman uudelleen kolmen viikon päästä. Kolmas syy on omistajan puute. Kun kukaan ei vastaa ohjeista, ne vanhenevat ja unohtuvat.
Joissakin yrityksissä käy päinvastoin: koulutus on niin yleinen, että osa kokee tuntevansa sisällön jo valmiiksi. Silloin ne, jotka sitä eniten tarvitsisivat, jättävät sen väliin tai kuuntelevat kohteliaasti.
Usein odotetaan, että koulutus ratkaisee kulttuurin. Se ei ratkaise. Se antaa kaikille saman pohjan, mutta tapa työskennellä muuttuu vasta, kun esihenkilö käyttää työkalua itse ja kysyy, miten tiimi on sitä käyttänyt.
Ennen ja jälkeen · Koulutuksen jälkeiset viikot
Palataan vanhaan
Käyttö jatkuu
Näin koulutus jää käyttöön
- Lähde omasta työstä. Kysy ennen koulutusta, mitä työkaluja käytetään, mihin tehtäviin ja mikä tuntuu vaikealta. Sisältö rakennetaan sen mukaan.
- Harjoittele oikeilla tehtävillä. Jokainen tuo mukanaan yhden oman työtehtävän, esimerkiksi tarjouksen, raportin tai vastauksen asiakkaalle. Arkaluonteisia tietoja ei käytetä.
- Kokoa kehotteet yhteen paikkaan roolin mukaan. Myynti, markkinointi, HR ja toimisto saavat omat osionsa. Jokaisesta kerrotaan lyhyesti, milloin sitä käytetään ja mitä tietoa se tarvitsee.
- Nimeä vastuuhenkilö. Hän päivittää kirjaston ja vastaa kysymyksiin.
- Seuraa kuukauden päästä. Kevyt itsearvio riittää: käytänkö työkalua viikoittain ja mihin.
Esimerkkinäkymä · Kehotekirjasto
Omistaja: nimetty vastuuhenkilö. Kirjasto päivitetään kuukausittain.
Sovi samalla, mitä tietoa työkaluihin ei saa syöttää. Asiakastiedot, henkilötiedot ja salassa pidettävät sopimukset ovat tavallisimmat rajat. Kirjoita sääntö yhdelle sivulle ja käy se läpi koulutuksessa, älä jätä sitä liitteeksi. Aiheesta on oma artikkelinsa: Työntekijät käyttävät jo ChatGPT:tä.
Kuukauden päästä kannattaa tarkistaa, onko mitään jäänyt käyttöön. Lista on lyhyt:
Tarkistuslista · Jäikö käyttöön?
- Kirjasto löytyy yhdestä paikasta
- Vastuuhenkilö on nimetty
- Jokainen tietää, mitä tietoa ei saa syöttääPelisäännöt on luettu, ei vain kirjoitettu.
- Käyttöä on viikoittainEi vain koulutuksen jälkeisellä viikolla.
- Kirjastoon on tullut uusia kehotteitaMerkki siitä, että tiimi kehittää sitä itse.
Missä Flow AI auttaa
AI Training on kolmiportainen koulutus. Basic on yhden päivän koulutus koko henkilöstölle. Advanced kestää kaksi päivää ja sisältää roolikohtaiset työnkulut, oman kehotekirjaston ja työpajat yrityksen omalla datalla. Pro kestää kolme päivää ja sisältää 30 päivän sparrauksen, agentit ja automaatiot sekä nimetyn AI-vastuuhenkilön.
Ennen koulutusta tiimi täyttää esikyselyn, joka kartoittaa lähtötason, työkalut ja tärkeimmät käyttötapaukset. Sisältö sovitetaan yrityksessä jo käytössä oleviin työkaluihin, kuten ChatGPT:hen, Geminiin, Copilotiin tai Claudeen. Ryhmässä on enintään 15 ihmistä, jotta jokainen ehtii harjoitella. Lopputuloksena ovat yrityksen omat ohjeet ja kehotekirjasto, ei vain muistikuva hyvästä päivästä.
Advanced ja Pro sopivat parhaiten silloin, kun tiimillä on jo kokemusta ja tekoäly halutaan viedä osaksi omia työnkulkuja, ei vain opetella työkalua. Roolikohtaisuus on tässä olennaista: myyjä tarvitsee tekoälyä tarjouksiin ja asiakasviesteihin, taloushallinto tiedostojen käsittelyyn ja yhteenvetoihin.
Johdolle koulutus kannattaa suunnata eri tavalla kuin muulle henkilöstölle. Johdon kysymykset koskevat riskejä, priorisointia ja sitä, mihin kannattaa panostaa ensin, eivät kehotteiden kirjoittamista.
Jos kaipaat pidempää tukea, AI osaaja voi toimia sparraajana koulutuksen jälkeen. Hinnat kysytään kartoituksessa, koska ne riippuvat tasosta ja ryhmien määrästä.
Mistä aloittaa
Kysy tiimiltä kolme asiaa: mitä työkaluja käytät, mihin tehtävään ja mikä on ärsyttävin toistuva työ. Kolme vastausta kertoo enemmän kuin mikään yleinen koulutusohjelma.
Halutessasi varaa maksuton kartoitus, niin käydään läpi, mikä taso sopii yrityksellesi.