Toimiston yhteiseen sähköpostiosoitteeseen tulee päivittäin kymmeniä viestejä: tarjouspyyntöjä, laskukyselyjä, ajanvarauksia, tiedusteluja. Joku lukee ne, päättää mihin ne kuuluvat, siirtää oikealle ihmiselle ja kirjaa joskus asiakastiedot CRM:ään. Työ vie tunnin tai kaksi päivässä. Se ei ole varsinainen tehtävä kenenkään työkuvassa, mutta viikossa siitä kertyy iso pala.
Tämä on yksi tyypillinen esimerkki. Toinen on kuukausiraportti, jonka kokoamiseen menee iltapäivä. Kolmas on laskujen tarkistus ennen hyväksyntää, ja neljäs rekrytoinnin hakemusten esikarsinta. Yhteistä on, että työ on sääntöpohjaista, toistuvaa ja tylsää, mutta ei täysin mekaanista: siinä pitää välillä tulkita.
Prosessikaavio · Yhteisen postilaatikon työ
- Saapuva viestiTarjouspyyntö, laskukysely tai ajanvaraus
- Agentti luokitteleeViesti oikeaan jonoonSäännöt on kirjoitettu ylös
- Agentti poimii tiedotAsiakastiedot lomakkeelle tai CRM:äänJokainen toimenpide kirjataan lokiin
- Tavallinen tapausSiirtyy oikealle ihmisellePoikkeus tai iso päätösIhminen hyväksyyAgentti valmistelee ja ehdottaa
Missä raja kulkee
”Automatisoi kaikki” ei toimi, ja ”ei mitään” ei myöskään. Kysymys on siitä, minkä osan voi antaa koneelle ja minkä pitää jäädä ihmiselle.
Agentille sopii työ, jossa säännöt voi kirjoittaa ylös ja virheen seuraus on pieni tai korjattavissa. Viestin luokittelu oikeaan jonoon on tällainen. Tiedon poimiminen viestistä ja sen vieminen lomakkeelle on tällainen. Raportin ensimmäinen versio on tällainen.
Ihmiselle pitää jäädä päätökset, joilla on merkittäviä seurauksia: hinnoittelu, sopimukset, poikkeukset, reklamaatiot ja kaikki, missä pitää arvioida asiakassuhdetta. Niissä agentti voi valmistella ja ehdottaa, mutta päätös on ihmisellä.
Hyvä testi on kysyä: jos tämä menee väärin, kuka huomaa ja kuinka nopeasti? Jos vastaus on ”kukaan ei huomaa”, prosessia ei pidä antaa agentille sellaisenaan.
Päätöspuu · Mitä kannattaa antaa agentille
- Kysymys 1Voitko kirjoittaa säännöt ylös?EiIhminen hoitaa. Prosessi ei ole vielä agentille sopiva.
- Kysymys 2Onko virheen seuraus pieni tai korjattavissa?EiAgentti valmistelee, ihminen päättää. Esimerkiksi hinnoittelu ja sopimukset.
- Kysymys 3Jos menee väärin, huomataanko se nopeasti?EiÄlä anna sellaisenaan. Lisää ensin tarkistus tai loki.
- Agentin työtäAgentti hoitaa ja kirjaa lokiinEsimerkiksi luokittelu, tiedon poiminta ja raportin ensimmäinen versio
Miten prosessin valitsee ja rajaa
Valitse ensimmäiseksi yksi prosessi, älä kolme. Sen pitää olla riittävän toistuva, jotta säästö näkyy, ja riittävän rajattu, jotta sen voi kirjoittaa auki. Kokeile kirjoittaa työvaihe ylös askel askeleelta: mistä tieto tulee, mitä sillä tehdään, mihin se menee, ja mitkä ovat poikkeukset. Jos et pysty kirjoittamaan sitä auki, agentti ei pysty toteuttamaan sitä.
Mieti seuraavaksi, mihin järjestelmiin agentti tarvitsee pääsyn. Oikeudet kannattaa rajata pienimmäksi mahdolliseksi: vain ne järjestelmät ja toiminnot, jotka tehtävä vaatii. Lukuoikeus riittää usein, ja kirjoitusoikeus lisätään vasta kun se on tarpeen.
Sovi, mitä agentti tekee itse ja mistä kysytään lupa. Kirjaa jokainen toimenpide lokiin, jotta jälkikäteen näkee, mitä tehtiin ja miksi. Ja aloita pilotilla: yksi prosessi, muutama viikko, oikeaa dataa ja mittari, jolla tulos arvioidaan. Jos pilotti ei tuota mitään, se on halpa lopettaa.
Missä Flow AI auttaa
AI agentit on Flow AI:n palvelu, jossa tekoälyagentit tekevät toistuvia työvaiheita yrityksen omissa järjestelmissä ja pyytävät ihmiseltä hyväksynnän kriittisiin päätöksiin. Tyypillisiä kohteita ovat liidien esikäsittely, asiakaspalvelun viestien luokittelu, raportointi, sisältöluonnokset, laskujen tarkistus ja rekrytoinnin esikarsinta.
Työ etenee neljässä vaiheessa. Aluksi on 30 minuutin maksuton kartoitus, jossa käydään läpi prosessi, jonka haluat automatisoida, ja arvioidaan, sopiiko siihen agentti. Kartoituksesta saa karkean arvion. Sitten tulee suunnitteluvaihe, joka kestää yhdestä kahteen viikkoa ja jossa lyödään lukkoon agentin työnkulku, integraatiot ja päätöksenteon rajat. Kolmas vaihe on pilotti, kaksi–neljä viikkoa, jossa agentti rakennetaan yhteen prosessiin, testataan oikealla datalla ja mitataan tulos. Neljäs on tuotanto ja valvonta, jossa seurataan agentin toimintaa, lokia ja tarkkuutta.
Aikajana · Neljä vaihetta
- 30 min · maksutonKartoitusProsessi käydään läpi, karkea arvio
- 1–2 viikkoaSuunnitteluTyönkulku, integraatiot ja päätöksenteon rajat
- 2–4 viikkoaPilottiYksi prosessi, oikea data, tulos mitataan
- JatkuvaTuotanto ja valvontaToiminta, loki ja tarkkuus
Hallinta on rakennettu mukaan alusta asti. Ihminen hyväksyy kriittiset päätökset, kaikki toimenpiteet kirjataan lokiin, data käsitellään EU:ssa ja käyttöoikeudet rajataan aina vain tehtävän vaatimiin järjestelmiin.
Hinta riippuu prosessin monimutkaisuudesta ja tarvittavista integraatioista, joten se annetaan tarjouksena. Sivuilla mainitut säästöarviot, kuten kolmesta kuuteen tuntia viikossa, ovat esimerkkejä. Oikea arvio tehdään prosessistasi.
Jos et vielä tiedä, mikä prosessi kannattaa valita, tai jos tarvitset sparraajaa koko tekoälykehityksen suunnitteluun, AI osaaja auttaa priorisoimaan käyttötapaukset ja rakentamaan etenemissuunnitelman.
Muista, että agentti ei ole työntekijän korvaaja vaan apuri. Paras tulos syntyy yleensä silloin, kun se, joka tehtävää ennen teki, on mukana suunnittelussa. Hän tietää poikkeukset, jotka eivät ole missään kirjattuina: että tietty asiakas haluaa aina vastauksen puhelimitse tai että yksi toimittaja lähettää laskut väärällä viitteellä. Kun nämä tiedot saadaan säännöiksi, agentti toimii paljon paremmin.
Mistä aloittaa
Pidä viikon ajan lyhyttä kirjaa siitä, mitä toistuvia työvaiheita teet tai tiimisi tekee. Merkitse, kuinka kauan kukin vie ja kuinka monta kertaa viikossa se toistuu. Viikon jälkeen listassa on yleensä kaksi tai kolme kohdetta, jotka erottuvat.
Valitse niistä se, jonka säännöt osaat kirjoittaa auki, ja varaa maksuton 30 minuutin kartoitus.